Privacy- en cookiestatement Mice Creatives

Versie: maart 2023

Mice Creatives is een marketing- en communicatiebureau gevestigd in Meerssen, Limburg, dat zich voornamelijk richt op online marketingoplossingen, branding, merkstrategieën, content marketing, copywriting en web development.

Door Mice Creatives worden op verschillende manieren data en persoonsgegevens verwerkt. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) schrijft voor dat deze gegevens op een adequate manier worden beschermd en dat de privacy wordt gewaarborgd, beschermd en gehandhaafd.

Dit privacy- en cookiestatement wordt jaarlijks herzien en zo nodig aangepast. De meest actuale versie van dit beleid is te vinden op de website van Mice Creatives. Dit beleid voldoet zowel aan nationale als Europese wet- en regelgeving. Sanne Deckers is verantwoordelijk voor de juiste verwerking en opslag van persoonsgegevens en is het aanspreekpunt voor klanten. 

Dit beleid zorgt ervoor dat Mice Creatives voldoet aan de wettelijke eisen en zorgvuldig, veilig en vertrouwelijk omgaat met de persoonsgegevens van haar (potentiële) klanten.

Op 25 mei 2018 is de AVG in werking getreden, samen met de uitvoeringswet. De AVG zorgt voor een versterking en uitbreiding van de privacyrechten met meer verantwoordelijkheden voor bedrijven en andere organisaties. Dit geldt dus ook voor Mice Creatives.

De AVG hanteert de volgende begrippen (versimpeld) die dezelfde betekenis hebben als in de Verordening:

• Betrokkene: De (potentiële) klant wiens persoonsgegevens door Mice Creatives verwerkt worden;
• Verwerker: De persoon of het bedrijf dat persoonsgegvens van klanten verwerkt en beheerd, in dit geval Mice Creatives;
• Persoonsgegevens: Elk gegeven dat is te herleiden naar een specifiek natuurlijk persoon. Enerzijds bestaan er algemene persoonsgegevens, zoals iemands naam, leeftijd, geslacht, e-mailadres en adresgegevens. Wanneer er wordt gesproken over bijzondere persoonsgegevens dan doelt men op gevoelige onderwerpen zoals iemands etnische achtergrond, politieke- of seksuele voorkeur. Deze gegevens verdienen op grond van de wet extra bescherming.
• Verwerking: Met verwerking wordt bedoeld alles wat de verwerker met persoonsgevens doet, bijvoorbeeld vastleggen, bewaren, bij elkaar voegen, aan een derde verstrekken of vernietigen.

De AVG hanteert de volgende uitgangspunten bij de zorgvuldige en verantwoorde verwerking van persoonsgegevens, en Mice Creatives conformeert zich hieraan:

1. Rechtmatigheid, behoorlijkheid en transparantie: Mice Creatives verwerkt persoonsgegevens enkel in overeenstemming met de wet en doet dit op een zorgvuldige wijze;
2. Grondslag en doelbinding: Mice Creatives zorgt ervoor dat persoonsgegevens enkel met een rechtvaardige grondslag worden verwerkt, namelijk enkel voor voldoende omschreven en bepaalde (bedrijfsmatige) doelen;
3. Dataminimalisatie: Mice Creatives bewaart enkel persoonsgegevens die absoluut noodzakelijk zijn voor haar bedrijfsvoering. Er worden zo min mogelijk persoonsgegevens verzamelt;
4. Bewaartermijn: Mice Creatives bewaart persoonsgegevens enkel voor zolang dat nodig is en verwijdert ze nadien, tenzij ze langer bewaart dienen te worden op basis van een wettelijke verplichting;
5. Integriteit en vertrouwelijkheid: Mice Creatives gaat zorgvuldig om met deze persoonsgegevens en behandelt ze vertrouwelijk;
6. Delen met derden: In het geval Mice Creatives persoonsgegevens deelt met door haar ingehuurde derden, sluit zij met die partij een verwerkersovereenkomst waarin afspraken staan over een zorgvuldige gegevensuitwisseling waarbij het bepaalde in dit privacybeleid worden gehonoreert;
7. Subsidiariteit: bij de verwerking van persoonsgegevens wordt gestreeft om de inbreuk op de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene zoveel mogelijk beperkt.
8. Proportionaliteit: Het doel van de verwerking van de persoonsgegevens mag niet onevenredig zijn aan de inbreuk op de belangen van betrokkene.

Door Mice Creatives wordt vooral gewerkt met de persoonsgegevens van klanten. Deze persoonsgegevens worden voornamelijk verzameld voor het leveren van de diensten van Mice Creatives aan haar klanten. Deze (potentiële) klanten moeten erop kunnen vertrouwen dat Mice Creatives zorgvuldig en veilig met hun persoonsgegevens omgaat.

Persoonsgegevens mogen alleen verzameld worden als daarvoor een duidelijk doel is gesteld. Het doel moet uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn. De persoonsgegevens mogen niet voor andere doelen verwerkt worden. 

De hoofddoelen van de verwerking van persoonsgegevens door Mice Creatives zijn:

• Het opnemen van contact met de klant, ten behoeve van het zo efficiënt uitvoeren van haar diensten;
• Voor marketingdoeleinden.

De wet bepaalt dat er voor elke verwerking van persoonsgegevens een rechtmatige grondslag dient te zijn. Dit kan zijn op basis van de AVG of andere specifieke wet- en regelgeving. De rechtmatige grondslagen waarop Mice Creatives zich baseert is:

• Dat de verwerking noodzakelijk is voor het correct en efficiënt kunnen uitvoeren van de overeenkomst;

• Om een wettelijke verplichting na te komen;
• Wanneer de betrokkene toestemming heeft gegeven voor de specifieke verwerking.

Mice Creatives verwerkt persoonsgegegevens op verschillende manieren. Bijvoorbeeld wanneer potentiële klanten contactgegevens achterlaten op de website via het contactformulier. Het gaat dan om de naam, e-mailadres en telefoonnummer. Dit maakt het mogelijk voor Mice Creatives om contact op te nemen met die klant en om de persoon met zijn naam aan te spreken.

Het kan ook zo zijn dat klanten zich vrijwillig aanmelden voor de nieuwsbrief en daarbij hun e-mailadres achterlaten op de website.

Wanneer een klant ervoor kiest om de diensten van Mice Creatives af te nemen, zijn voor facturatiedoeleinden aanvullende persoonsgegevens nodig, zoals:

• Bedrijfs- dan wel woonadres;
• Geboortedatum;
• Geslacht;
• Financiële informatie zoals een rekeningnummer;
• In het geval van een bedrijf: functie binnen het bedrijf en contactgegevens van een bestuurder of verantwoordelijke;

• Eventuele bijzondere persoonsgegevens die van belang kunnen zijn voor het uitvoeren van de dienst, hier wordt extra discreet mee omgegaan.

Versie: maart 2023

Bij het iedere bedrijf of organisatie kan het voorkomen dat er een datalek plaatsvindt. Natuurlijk doet Mice Creatives haar uiterste best om dit te voorkomen en treft zij de nodige ICT- en beveiligingsmaatregelen om de kans hierop te minimaliseren. Men spreekt van een datalek in het geval dat persoonsgegevens in de handen van een derde vallen die niet bevoegd is om toegang te hebben tot de gegevens. In het geval er toch een datalek plaatsvindt meldt Mice Creatives dit binnen 72 uur aan de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Wanneer de inbreuk een hoog risico met zich meebrengt voor de rechten en vrijheden van betrokkenen, brengt Mice Creatives haar klanten daarvan in eenvoudige en duidelijke taal op de hoogte.

De AVG verplicht organisaties om transparant te communiceren naar betrokkene. Wanneer een klant persoonsgegevens aan Mice Creatives geeft, wordt hij of zij door Mice Creatives op de hoogte gesteld van hoe met deze gegevens wordt omgegaan, namelijk op de volgende manieren:

De AVG verplicht organisaties om te communiceren dat zij conform de wet handelen. Mice Creatives doet dit door: 

• Een privacy- en cookiestatement op de website te plaatsen waar deze makkelijk en vrij toegankelijk is voor alle bezoekers;
• Dit privacy- en cookiestatement aan te haken aan haar algemene voorwaarden of als bijlage mee te sturen bij de opdrachtbevestiging. In enkele gevallen zal een link in de opdrachtbestiging naar dit privacy- en cookiestatement op de website volstaan.

Mice Creatives bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de uitvoering van haar diensten, of voor hoelang de wettelijke bewaartermijn voor specifieke persoonsgegevens voorschrijft. Persoonsgegevens die bewaart blijven nadat klant is opgehouden met diensten af te nemen van Mice Creatives worden zo spoedig mogelijk vernietigd. 

De AVG bepaalt niet enkel de plichten van de verwerker van persoonsgegevens, in dit geval Mice Creatives, maar ook de rechten van betrokkenen. Deze rechten staan opgesomd in de AVG en zijn de volgende:

• Recht op informatie: betrokkene heeft het recht om te weten of persoonsgegevens Mice Creatives van hem/haar verwerkt;
• Inzagerecht: betrokkene heeft het recht om inzage te krijgen en te controleren welke persoonsgegevens door Mice Creatives worden verwerkt;
• Correctierecht: Persoonsgegevens die niet kloppen worden op verzoek van de betrokkene gecorrigeerd;
• Recht van verzet: betrokkene heeft het recht om Mice Creatives te verzoeken zijn persoonsgegevens niet langer te gebruiken;
• Recht om vergeten te worden: Betrokkene heeft recht op verwijdering van zijn persoonsgegevens nadat hij of zij is gestopt met afnemen van diensten van Mice Creatives, de wettelijke bewaartermijn voor bepaalde gegevens (voornamelijk facturen) uitgezonderd.

De Betrokkene kan een verzoek om gebruik te maken van bovenstaande rechten schriftelijk, telefonisch of elektronisch bij Mice Creatives indienen, waarna zij zo spoedig mogelijk contact opneemt met betrokkene.

Mice Creatives gebruikt cookies voor het correct kunnen functioneren van haar website. Hier leggen wij u uit welke cookies gebruikt worden en wat de gevolgen voor u zijn.

Cookies zijn mini-bestanden die kunnen worden geplaatst op een apparaat dat is verbonden dat is verbonden met het internet, zoals een computer, telefoon of tablet. Cookies kunnen gebruikt worden om informatie te verzamelen of op te slaan over hoe iemand zich gedraagt op een website.

Sommige cookies worden automatisch verwijderd aan het einde van een sessie, dus als u de browser afsluit. Andere cookies worden langere tijd bewaard, variërend van één dag tot een onbepaalde termijn (persistente cookies).

Cookies zorgen er voornamelijk voor dat websites makkelijker worden in gebruik. Cookies onthouden bijvoorbeeld taalinstellingen, wat er in uw winkelmandje stond en inloggegevens. 

Mice Creatives gebruikt cookies:

• Om ervoor te zorgen dat de website goed functioneert;
• Ten behoeve van website statistiek: inzicht krijgen in het aantal bezoekers van de website en welk delen bezocht worden;
• Voor het mogelijk plaatsen van voor u relevante advertenties.

Bij een eerste bezoek aan de website van Mice Creatives kunt u uw cookie-voorkeuren instellen. Wanneer u alle cookies accepteert, waaronder permanente cookies, worden uw voorkeuren opgeslagen. Denk aan taalinstellingen, inloggegevens enzovoorts. Deze cookies hebben tot doel om de gebruikservaring voor u zo aangenaam mogelijk te maken. Permanente cookies kunt u verwijderen via de instellingen van uw browser. 

Wanneer u alle cookies accepteert kunnen er ook tracking cookies op uw apparaat worden geplaatst. Tracking cookies houden individueel surfgedrag bij en stellen profielen op om advertenties te sturen. Dit profiel is niet te herleiden naar een specifiek persoon. Aan de hand van tracking cookies is het voor ons mogelijk om een voor u passende advertentie te laten zien.

Sessie cookies volgen het gedrag van de bezoeker tijdens het bezoek aan de website. Wij kunnen dan zien welke onderdelen van de website bezocht zijn. Dit is niet te linken aan specifiek individu. Bij het afsluiten van uw browser worden sessie cookies verwijdert. 

Bij een eerste bezoek aan onze website kunt u zelf aangeven of enkel functionele cookies wenst of ook optionele cookies. U bent niet verplicht alle soorten cookies te accepteren.

Google Analytics is een softwareprogramma van Google dat inzicht geeft in het gedrag van bezoekers op onze website. Het geeft onder andere inzicht in het aantal bezoekers, waar ze vandaan komen en waar ze naartoe navigeren. Namens Mice Creatives wordt een cookie geplaatst door Google, als deel van haar Analytics dienst. Deze gegevens worden door Google zoveel mogelijk geanonimiseerd en zijn niet te linken aan een IP-adres.